Privacyverklaring voor vrijwilligers

Wie zijn wij

Deze privacyverklaring gaat uit van Flanders Classics NV, Harensesteenweg 228, 1800 Vilvoorde, ingeschreven in de KBO onder 0818.388.802. Ze geldt voor iedereen die als vrijwilliger meewerkt aan onze events: vrijwilligers, leden van vrijwilligersgroepen en hun contactpersonen. We verwerken die gegevens via ons vrijwilligersplatform Crewdesk.

Je afsprakennota (je vrijwilligerscontract) en je onkostenvergoeding staan op naam van de vennootschap of vzw die het event organiseert; die staat bovenaan je afsprakennota. Voor die contracten en vergoedingen is die organisatie mee verantwoordelijk.

Bezoek je onze websites, koop je tickets of neem je deel aan een wedstrijd, dan geldt de algemene privacyverklaring op www.flandersclassics.be.

Contact: privacy@flandersclassics.be. Voor een vraag over één event kan je ook de vrijwilligerscoördinator van dat event aanspreken.

Welke gegevens we verwerken

Van jezelf:

• Identiteit: voornaam, familienaam, geboortedatum, nationaliteit.
• Contact: e-mailadres, gsm- of telefoonnummer, voorkeurstaal.
• Adres: straat, huisnummer, bus, postcode, gemeente, land.
• Rijksregisternummer: enkel als je in België woont of de Belgische nationaliteit hebt.
• Rekeningnummer (IBAN): voor je onkostenvergoeding.
• Profiel: beroepsstatus, t-shirtmaat, talen, voorkeuren voor taken, disciplines en regio's, eerdere ervaring, je opmerkingen.
• Toestemmingen: welke toestemming je gaf, wanneer, met welke tekst en vanaf welk IP-adres.

Over je inzet, van jou en van de organisatie:

• Planning: je beschikbaarheid, shifts, taken, locaties en bevestigingen.
• Op het event: je aanwezigheid bij de check-in, uitgereikt materiaal, gereden kilometers.
• Contract: je afsprakennota, je handtekening (getekend of getypt), de datum, het IP-adres en de browser bij het tekenen, en een verificatiecode; of een scan van de papieren versie.
• Vergoeding: bedragen, betaaldatum en het rekeningnummer op het moment van betaling.
• Aanvragen van overheden: of je toestemming gaf of bezwaar maakte, met je opmerking.
• Interne notities: praktische notities van de organisatie over je inzet.

Automatisch:

• Mails: welke mails we je stuurden en of ze aankwamen.
• Technisch: je IP-adres en browser wanneer je Crewdesk gebruikt, om misbruik tegen te gaan. Crewdesk gebruikt enkel noodzakelijke cookies (om ingelogd te blijven), geen advertentie- of analysecookies.

Groepen. Een groep (vereniging, club) geeft via haar verantwoordelijke de naam, nationaliteit en eventueel het telefoonnummer en rijksregisternummer van haar leden door. Die verantwoordelijke informeert de leden over deze verklaring.

Foto's, video's en camera's. Op onze events worden foto's en video's gemaakt, en soms wordt er camerabewaking gebruikt (met aanduiding). Hoe we daarmee omgaan, lees je hieronder bij "Foto's en video's".

We vragen geen gezondheidsgegevens, geen gegevens over je geloof of politieke voorkeur, en geen kopie van je identiteitskaart.

Waarvoor we je gegevens gebruiken, en op welke basis

• Je registratie en je vrijwilligersprofiel bijhouden, je uitnodigen voor volgende events. Gegevens: identiteit, contact, adres, profiel. Basis: de overeenkomst (je meldt je aan als vrijwilliger) en ons gerechtvaardigd belang om een vrijwilligersbestand te hebben voor volgende edities.
• Beschikbaarheid vragen, plannen, bevestigen, briefen, check-in en materiaal. Gegevens: contact, profiel, inzet. Basis: de uitvoering van de overeenkomst.
• Je afsprakennota opmaken en laten tekenen, en je verzekeren. Gegevens: identiteit, adres, rijksregisternummer, inzet, contract. Basis: wettelijke verplichting (wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers: informatieplicht en verzekering) en de overeenkomst.
• Je onkostenvergoeding uitbetalen en boeken. Gegevens: identiteit, rekeningnummer, vergoeding, contract. Basis: wettelijke verplichting (boekhouding, maxima van de vrijwilligersvergoeding) en de overeenkomst.
• Een lijst van signaalgevers bezorgen aan de overheid. Gegevens: naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, contactgegevens, je post of kruispunt, en je rijksregisternummer als de gemeente dat in de vergunning vraagt. Basis: wettelijke verplichting (KB van 28 juni 2019 en omzendbrief OOP 45) en de vergunning van de gemeente. Je wordt vooraf geïnformeerd en kan bezwaar maken.
• Een veiligheidsverificatie door de politie bij grote evenementen. Gegevens: naam, voornaam, rijksregisternummer. Basis: de wet van 11 december 1998 en je uitdrukkelijke toestemming, per aanvraag.
• Mails over je inzet (uitnodiging, planning, contract, briefing). Basis: de uitvoering van de overeenkomst.
• Foto's en video's op events. Basis: ons gerechtvaardigd belang (zie "Foto's en video's").
• Beveiliging en controle: bijhouden wie gevoelige gegevens bekeek en misbruik opsporen. Basis: ons gerechtvaardigd belang en onze wettelijke plicht om gegevens te beveiligen.

Over je rijksregisternummer. Dat mag enkel gebruikt worden als een wet het toelaat of vereist. We vragen het alleen aan wie in België woont of de Belgische nationaliteit heeft, en gebruiken het enkel voor je afsprakennota en verzekering, voor een lijst van signaalgevers als een gemeente het in de vergunning vraagt, en voor een veiligheidsverificatie door de politie met je toestemming. We geven het nooit door voor andere doeleinden. Wordt een lijst met je rijksregisternummer aan een overheid bezorgd, dan zie je vooraf wie het vraagt, waarom en tot wanneer het bewaard wordt.

Voor je contract en je vergoeding is toestemming niet de basis: zonder die gegevens kunnen we je niet contracteren of vergoeden. Toestemming vragen we enkel waar je echt vrij kan kiezen, zoals bij de politiescreening.

Wie je gegevens krijgt

Binnen de organisatie ziet niet iedereen alles:

• Beheerders en eventverantwoordelijken van Flanders Classics: je volledige profiel, contract en vergoeding. Je volledige rijksregister- en rekeningnummer enkel wanneer nodig; elke inzage wordt gelogd.
• Ploegverantwoordelijken en lezers: je naam, contactgegevens, planning en aanwezigheid; niet je adres, geboortedatum, rijksregisternummer, rekeningnummer of contract.
• De boekhouding van de organiserende vennootschap (collega's of een extern boekhoudkantoor): enkel voor uitbetalingen van die vennootschap je naam, bedrag, rekeningnummer en getekende contract. Elke boekhouder logt in met een eigen account.
• De verantwoordelijke van je groep: de gegevens van de leden van de eigen groep, voor de planning van die groep.

Buiten de organisatie, enkel waar nodig:

• Overheden (politie, gemeente): enkel op hun vraag, per event, met de gegevens die ze vragen. Elke aanvraag wordt vastgelegd met de basis ervan.
• Onze bank: je naam, rekeningnummer en bedrag, om je vergoeding te betalen.
• Basecone (boekhoudpakket): uitbetalingslijsten en getekende contracten, voor de boekhouding.
• Onze verzekeraar: de gegevens die nodig zijn bij een ongeval of schadegeval.

Bedrijven die Crewdesk technisch laten werken, met een verwerkersovereenkomst:

• Supabase: databank, documenten en inloggen, in de EU (Frankfurt).
• Vercel: hosting van de toepassing, op servers in de EU (Frankfurt).
• Microsoft: inloggen van medewerkers van Flanders Classics (niet van vrijwilligers).

We verkopen je gegevens niet en geven gegevens van vrijwilligers niet door aan sponsors of partners.

Hoe we je gegevens beveiligen

• Je rijksregisternummer en rekeningnummer staan versleuteld in de databank. Medewerkers zien standaard enkel de laatste vier cijfers; wie het volledige nummer opvraagt, komt in een logboek.
• Toegang per rol: elke medewerker ziet enkel wat nodig is voor zijn taak. Wie niet meer meewerkt, verliest meteen de toegang.
• Inloggen: medewerkers met hun Microsoft-account en tweestapsverificatie; externe boekhouders met een code per mail en een app. Sessies vervallen na 4 uur zonder activiteit en uiterlijk na 7 dagen.
• Persoonlijke links in onze mails (profiel, contract tekenen, planning) werken 30 dagen en tonen je rijksregister- en rekeningnummer nooit volledig. De organisatie kan ze intrekken.
• Je gegevens staan in de EU (Frankfurt).

Stuur een mail met een persoonlijke link niet door: wie de link heeft, kan je gegevens bekijken en aanpassen.

Hoe lang we je gegevens bewaren

Crewdesk wist of anonimiseert automatisch, elke nacht.

• Je profiel (naam, contact, adres, voorkeuren): zolang je actief bent. Na 24 maanden zonder inzet wordt je profiel geanonimiseerd.
• Je rekeningnummer bij je profiel: gewist na 2 jaar zonder inzet, niet zolang er een betaling openstaat.
• Je rijksregisternummer bij je profiel: gewist 7 jaar na je laatste contract.
• Afsprakennota's, handtekeningen, vergoedingen en het rekeningnummer op het moment van betaling: 7 jaar (boekhoudkundige bewaarplicht).
• Lijsten van signaalgevers en andere aanvragen van overheden: tot de wisdatum van de aanvraag: 6 maanden na de wedstrijd voor signaalgevers, kort na het resultaat voor een politiescreening. Daarna blijft enkel over wie het vroeg, waarom en voor hoeveel personen, zonder namen.
• Inhoud van mails die we je stuurden: 90 dagen. Verzendgegevens (aan wie, wanneer, afgeleverd): 2 jaar.
• Logboek van wie gevoelige gegevens bekeek: 2 jaar. Logboek van uitbetalingen: 7 jaar.
• Foto's en video's: zolang ze dienen voor de promotie van het event en volgende edities.

Foto's en video's

Tijdens onze events worden foto's, video's en ander beeldmateriaal gemaakt, ook van vrijwilligers aan het werk. Wij hebben een gerechtvaardigd belang om dat materiaal te gebruiken voor de promotie en sfeer van het event en volgende edities (website, sociale media, brochures, affiches) en om het te delen met verbonden ondernemingen, partners en sponsors. Sta je als centrale figuur op een foto of video, dan kan je tot 6 weken na het event vragen die te verwijderen: mail naar privacy@flandersclassics.be met je naam, het event en de betrokken foto of video. We kunnen een bewijs van je identiteit vragen.

Je rechten

Veel kan je zelf, via de link "Mijn gegevens" in onze mails:

• Inzage: je ziet wat we van je bijhouden. Je rijksregisternummer en rekeningnummer staan daar enkel met de laatste vier cijfers; het volledige nummer krijg je op vraag via privacy@flandersclassics.be.
• Verbetering: pas je gegevens zelf aan via je profiel-link. Laat je het veld voor je rijksregister- of rekeningnummer leeg, dan blijft het bestaande nummer staan.
• Overdraagbaarheid: download je gegevens als bestand.
• Verwijdering: vraag het via "Mijn gegevens" of via privacy@flandersclassics.be. We antwoorden binnen een maand. Wat we wettelijk moeten bewaren (contracten en vergoedingen, 7 jaar), wissen we pas daarna.
• Bezwaar: tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang (bijvoorbeeld het vrijwilligersbestand of foto's) en tegen een lijst voor een gemeente, via de link in de mail of via privacy@flandersclassics.be.
• Toestemming intrekken: waar we om toestemming vroegen, zoals bij de politiescreening, via privacy@flandersclassics.be. Wat al gebeurde, blijft rechtmatig.
• Beperking van de verwerking: via privacy@flandersclassics.be.

Om je te beschermen kunnen we vragen je identiteit te bevestigen.

Minderjarigen

Sommige taken hebben een minimumleeftijd; de organisatie wordt gewaarschuwd als iemand te jong is. Een minderjarige vrijwilliger tekent de afsprakennota samen met een ouder of voogd.

Wijzigingen en klachten

Verandert er iets aan hoe we je gegevens gebruiken, dan passen we deze verklaring aan en tonen we de nieuwe versie bij je volgende registratie en via je profiel-link.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons weten via privacy@flandersclassics.be. Je kan ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.