Déclaration de confidentialité pour les bénévoles

Qui sommes-nous ?

La présente déclaration de confidentialité émane de Flanders Classics NV, Harensesteenweg 228, 1800 Vilvoorde, inscrite à la BCE sous le numéro 0818.388.802. Elle s’applique à toute personne qui participe à nos événements en tant que bénévole : bénévoles, membres de groupes de bénévoles et leurs personnes de contact. Nous traitons ces données via notre plateforme de gestion des bénévoles Crewdesk.

Votre convention de bénévolat (votre contrat de bénévole) et votre indemnité de frais sont établies au nom de la société ou de l’ASBL qui organise l’événement ; celle-ci est mentionnée en haut de votre convention. Cette organisation est également responsable de ces contrats et indemnités.

Si vous visitez nos sites web, achetez des billets ou participez à une course, la déclaration de confidentialité générale disponible sur www.flandersclassics.be s’applique.

Contact : privacy@flandersclassics.be. Pour toute question concernant un événement spécifique, vous pouvez également vous adresser au coordinateur des bénévoles de cet événement.

Quelles données traitons-nous ?

Vos données personnelles :

• Identité : prénom, nom, date de naissance, nationalité.
• Contact : adresse e-mail, numéro de GSM ou de téléphone, langue préférée.
• Adresse : rue, numéro, boîte, code postal, commune, pays.
• Numéro de registre national : uniquement si vous résidez en Belgique ou possédez la nationalité belge.
• Numéro de compte (IBAN) : pour le paiement de votre indemnité de frais.
• Profil : statut professionnel, taille de t-shirt, langues, préférences en matière de tâches, disciplines et régions, expérience antérieure, vos remarques.
• Consentements : le consentement que vous avez donné, à quel moment, sur la base de quel texte et depuis quelle adresse IP.

Concernant votre participation, informations provenant de vous et de l’organisation :

• Planning : vos disponibilités, shifts, tâches, lieux et confirmations.
• Lors de l’événement : votre présence lors du check-in, le matériel qui vous a été remis, les kilomètres parcourus.
• Contrat : votre convention de bénévolat, votre signature (manuscrite ou saisie), la date, l’adresse IP et le navigateur utilisés lors de la signature, ainsi qu’un code de vérification ; ou un scan de la version papier.
• Indemnité : montants, date de paiement et numéro de compte au moment du paiement.
• Demandes des autorités : si vous avez donné votre consentement ou formulé une objection, ainsi que votre remarque.
• Notes internes : notes pratiques de l’organisation concernant votre participation.

Automatiquement :

• E-mails : les e-mails que nous vous avons envoyés et s’ils ont bien été délivrés.
• Données techniques : votre adresse IP et votre navigateur lorsque vous utilisez Crewdesk, afin de lutter contre les abus. Crewdesk utilise uniquement des cookies nécessaires (pour maintenir votre connexion), et aucun cookie publicitaire ou analytique.

Groupes. Un groupe (association, club) communique, par l’intermédiaire de son responsable, le nom, la nationalité et, le cas échéant, le numéro de téléphone et le numéro de registre national de ses membres. Ce responsable informe les membres de la présente déclaration.

Photos, vidéos et caméras. Des photos et vidéos sont réalisées lors de nos événements et, dans certains cas, une vidéosurveillance est utilisée (avec signalisation). Vous trouverez plus d’informations à ce sujet ci-dessous, dans la section « Photos et vidéos ».

Nous ne demandons aucune donnée de santé, aucune information relative à vos convictions religieuses ou à vos opinions politiques, ni aucune copie de votre carte d’identité.

Pourquoi utilisons-nous vos données et sur quelle base ?

• Gérer votre inscription et votre profil de bénévole et vous inviter à de futurs événements. Données : identité, contact, adresse, profil. Base : le contrat (vous vous inscrivez en tant que bénévole) et notre intérêt légitime à disposer d’une base de données de bénévoles pour les prochaines éditions.
• Demander vos disponibilités, planifier, confirmer, briefer, gérer le check-in et le matériel. Données : contact, profil, participation. Base : l’exécution du contrat.
• Établir et faire signer votre convention de bénévolat et vous assurer. Données : identité, adresse, numéro de registre national, participation, contrat. Base : obligation légale (loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires : obligation d’information et assurance) et contrat.
• Payer et comptabiliser votre indemnité de frais. Données : identité, numéro de compte, indemnité, contrat. Base : obligation légale (comptabilité, plafonds de l’indemnité des volontaires) et contrat.
• Transmettre une liste de signaleurs aux autorités. Données : nom, prénom, date de naissance, nationalité, coordonnées, votre poste ou carrefour, et votre numéro de registre national si la commune l’exige dans l’autorisation. Base : obligation légale (arrêté royal du 28 juin 2019 et circulaire OOP 45) et autorisation de la commune. Vous en êtes informé au préalable et pouvez vous y opposer.
• Effectuer une vérification de sécurité par la police lors de grands événements. Données : nom, prénom, numéro de registre national. Base : loi du 11 décembre 1998 et votre consentement explicite, pour chaque demande.
• E-mails concernant votre participation (invitation, planning, contrat, briefing). Base : l’exécution du contrat.
• Photos et vidéos lors des événements. Base : notre intérêt légitime (voir « Photos et vidéos »).
• Sécurité et contrôle : enregistrer qui a consulté des données sensibles et détecter les abus. Base : notre intérêt légitime et notre obligation légale de sécuriser les données.

À propos de votre numéro de registre national. Celui-ci ne peut être utilisé que lorsqu’une loi l’autorise ou l’exige. Nous le demandons uniquement aux personnes qui résident en Belgique ou possèdent la nationalité belge et l’utilisons uniquement pour votre convention de bénévolat et votre assurance, pour une liste de signaleurs si une commune l’exige dans l’autorisation, et pour une vérification de sécurité par la police avec votre consentement. Nous ne le transmettons jamais à d’autres fins. Lorsqu’une liste contenant votre numéro de registre national est transmise à une autorité, vous voyez au préalable qui le demande, pourquoi et jusqu’à quelle date il sera conservé.

Pour votre contrat et votre indemnité, le consentement n’est pas la base juridique : sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de contrat avec vous ni vous indemniser. Nous demandons votre consentement uniquement lorsque vous avez réellement le choix, comme dans le cas d’un contrôle de sécurité par la police.

Qui reçoit vos données ?

Au sein de l’organisation, tout le monde n’a pas accès à toutes les données :

• Administrateurs et responsables d’événements de Flanders Classics : votre profil complet, votre contrat et votre indemnité. Votre numéro de registre national et votre numéro de compte complets uniquement lorsque cela est nécessaire ; chaque consultation est enregistrée.
• Responsables d’équipe et lecteurs : votre nom, vos coordonnées, votre planning et votre présence ; pas votre adresse, date de naissance, numéro de registre national, numéro de compte ou contrat.
• La comptabilité de la société organisatrice (collègues ou bureau comptable externe) : uniquement pour les paiements de cette société, votre nom, le montant, le numéro de compte et le contrat signé. Chaque comptable se connecte avec son propre compte.
• Le responsable de votre groupe : les données des membres de son propre groupe, pour la planification de ce groupe.

En dehors de l’organisation, uniquement lorsque cela est nécessaire :

• Autorités (police, commune) : uniquement à leur demande, par événement, avec les données qu’elles demandent. Chaque demande est enregistrée avec sa base juridique.
• Notre banque : votre nom, numéro de compte et montant, afin de payer votre indemnité.
• Basecone (logiciel de comptabilité) : listes de paiements et contrats signés, pour la comptabilité.
• Notre assureur : les données nécessaires en cas d’accident ou de sinistre.

Entreprises qui assurent le fonctionnement technique de Crewdesk, avec un contrat de sous-traitance :

• Supabase : base de données, documents et connexion, dans l’UE (Francfort).
• Vercel : hébergement de l’application, sur des serveurs situés dans l’UE (Francfort).
• Microsoft : connexion des collaborateurs de Flanders Classics (pas des bénévoles).

Nous ne vendons pas vos données et ne transmettons pas les données des bénévoles à des sponsors ou partenaires.

Comment protégeons-nous vos données ?

• Votre numéro de registre national et votre numéro de compte sont chiffrés dans la base de données. Par défaut, les collaborateurs ne voient que les quatre derniers chiffres ; toute personne qui demande à voir le numéro complet est enregistrée dans un journal.
• Accès selon le rôle : chaque collaborateur voit uniquement ce qui est nécessaire à l’exercice de sa fonction. Toute personne qui ne travaille plus avec nous perd immédiatement son accès.
• Connexion : les collaborateurs se connectent avec leur compte Microsoft et une authentification en deux étapes ; les comptables externes avec un code envoyé par e-mail et une application. Les sessions expirent après 4 heures d’inactivité et au plus tard après 7 jours.
• Les liens personnels dans nos e-mails (profil, signature du contrat, planning) restent valables pendant 30 jours et n’affichent jamais votre numéro de registre national ou votre numéro de compte dans leur intégralité. L’organisation peut les révoquer.
• Vos données sont stockées dans l’UE (Francfort).

Ne transférez pas un e-mail contenant un lien personnel : toute personne disposant du lien peut consulter et modifier vos données.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Crewdesk supprime ou anonymise automatiquement les données, chaque nuit.

• Votre profil (nom, contact, adresse, préférences) : tant que vous êtes actif. Après 24 mois sans participation, votre profil est anonymisé.
• Votre numéro de compte dans votre profil : supprimé après 2 ans sans participation, sauf si un paiement est encore en attente.
• Votre numéro de registre national dans votre profil : supprimé 7 ans après votre dernier contrat.
• Conventions de bénévolat, signatures, indemnités et numéro de compte au moment du paiement : 7 ans (obligation de conservation comptable).
• Listes de signaleurs et autres demandes des autorités : jusqu’à la date de suppression de la demande : 6 mois après la course pour les signaleurs, peu après le résultat pour un contrôle de sécurité par la police. Ensuite, seules les informations relatives à l’auteur de la demande, à son motif et au nombre de personnes concernées sont conservées, sans noms.
• Contenu des e-mails que nous vous avons envoyés : 90 jours. Données d’envoi (destinataire, date, livraison) : 2 ans.
• Journal des personnes ayant consulté des données sensibles : 2 ans. Journal des paiements : 7 ans.
• Photos et vidéos : aussi longtemps qu’elles servent à la promotion de l’événement et des éditions suivantes.

Photos et vidéos

Lors de nos événements, des photos, vidéos et autres images sont réalisées, notamment de bénévoles au travail. Nous avons un intérêt légitime à utiliser ce matériel pour promouvoir et illustrer l’ambiance de l’événement et des éditions suivantes (site web, réseaux sociaux, brochures, affiches), ainsi qu’à le partager avec des entreprises liées, partenaires et sponsors. Si vous êtes la personne centrale sur une photo ou une vidéo, vous pouvez demander sa suppression jusqu’à 6 semaines après l’événement : envoyez un e-mail à privacy@flandersclassics.be en indiquant votre nom, l’événement et la photo ou vidéo concernée. Nous pouvons vous demander une preuve de votre identité.

Vos droits

Vous pouvez effectuer de nombreuses démarches vous-même via le lien « Mes données » dans nos e-mails :

• Accès : vous pouvez voir les données que nous conservons à votre sujet. Votre numéro de registre national et votre numéro de compte n’y apparaissent qu’avec leurs quatre derniers chiffres ; vous pouvez demander le numéro complet via privacy@flandersclassics.be.
• Rectification : modifiez vous-même vos données via le lien vers votre profil. Si vous laissez vide le champ du numéro de registre national ou du numéro de compte, le numéro existant est conservé.
• Portabilité : téléchargez vos données sous forme de fichier.
• Suppression : demandez-la via « Mes données » ou via privacy@flandersclassics.be. Nous répondons dans un délai d’un mois. Les données que nous sommes légalement tenus de conserver (contrats et indemnités, 7 ans) ne seront supprimées qu’à l’issue de cette période.
• Opposition : vous pouvez vous opposer au traitement fondé sur notre intérêt légitime (par exemple la base de données des bénévoles ou les photos) ainsi qu’à une liste destinée à une commune, via le lien dans l’e-mail ou via privacy@flandersclassics.be.
• Retrait du consentement : lorsque nous vous avons demandé votre consentement, comme pour le contrôle de sécurité par la police, vous pouvez le retirer via privacy@flandersclassics.be. Les traitements déjà effectués restent licites.
• Limitation du traitement : via privacy@flandersclassics.be.

Afin de vous protéger, nous pouvons vous demander de confirmer votre identité.

Mineurs

Certaines tâches sont soumises à un âge minimum ; l’organisation est avertie lorsqu’une personne est trop jeune. Un bénévole mineur signe la convention de bénévolat avec un parent ou un tuteur.

Modifications et plaintes

Si notre manière d’utiliser vos données change, nous adaptons la présente déclaration et vous présentons la nouvelle version lors de votre prochaine inscription et via le lien vers votre profil.

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous traitons vos données, contactez-nous à privacy@flandersclassics.be. Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, www.autoriteprotectiondonnees.be.